Para el registro de bajas de un activo es indispensable saber el motivo por el cual vamos a hacer esta operación y dependiendo de la situación podamos hacer el registro adecuado.
Los casos son muy variados, puede ser un incidente como un incendio, choque de un vehículo, demolición de un edificio etc.… dependiendo del caso es la forma en que se va a registrar cada asiento contable.
Caso 1: Dar de baja un activo totalmente depreciado.
Se registra la baja de un vehículo de la compañía que utilizaban en el área administrativa, su costo de adquisición fue de $150,000.00 totalmente depreciable.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| DEPRECIACION ACUMULADA DE EQUIPO DE TRANSPORTE | $ 150,000.00 | ||
| EQUIPO DE TRANSPORTE | $ 150,000.00 | ||
| TOTAL | $ 150,000.00 | $ 150,000.00 | |
| REGISTRO DE BAJA DEL EQUIPO DE TRANPORTE | |||
En muy raras ocasiones las bajas se registran de esta forma, ya que en teoría en este caso el vehículo fue desechado y no fue vendido como suele hacerse con este tipo de adquisiciones.
Caso 2 Dar de baja un activo que no está totalmente depreciado
Se compraron nuevos escritorios para el área administrativa, por lo cual se remplazan los muebles anteriores, siendo desechados. El costo de adquisición de los muebles desechados haciende a $100,000.00, contando con una depreciación acumulada de $85,000.00.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| DEPRECIACION ACUMULADA DE MOVILIARIO Y EQUIPO | $ 85,000.00 | ||
| GASTOS DE OPERACIÓN | $ 15,000.00 | ||
| MOVILIARIO Y EQUIPO | $ 100,000.00 | ||
| TOTAL | $ 100,000.00 | $ 100,000.00 | |
| REGISTRO DE BAJA DEL MOVILIARIO Y EQUIPO | |||
En este caso como los muebles no se depreciaron en su totalidad al momento de desecharlos, la parte faltante por depreciar se considerará como gastos de operación.
Caso 3: Dar de baja un activo dañado
Por causa de un incendio provocado por una falla eléctrica, se procederá a dar de baja el edificio por no estar en óptimas condiciones para ser habitado. El costo de adquisición del edificio haciende a $5,000,000.00 y contaba con una depreciación acumulada en el momento del incidente de $3,000,000.00.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| DEPRECIACION ACUMULADA DEL EDIFICIO | $ 3,000,000.00 | ||
| OTROS GASTOS | $ 2,000,000.00 | ||
| EDIFICIOS | $ 5,000,000.00 | ||
| TOTAL | $ 5,000,000.00 | $ 5,000,000.00 | |
| REGISTRO DE LA BAJA DEL EDIFICIO POR INCENDIO | |||
En este caso el edificio no estaba asegurado por lo que el monto del edificio que falta por depreciar se envía a la cuenta de otros gastos. Cabe mencionar que este registro es distinto al anterior, ya que en este utilizamos la cuenta de otros gastos y no se usa la cuenta de gastos de operación, ya que en el registro anterior el cambio del mobiliario del área administrativa esta considerada dentro de las operaciones de la empresa, mientras que un incendio es un suceso imprevisto que no pertenece a alguna operación dentro de la empresa, por lo tanto se registra en la cuenta de otros gastos.
Caso 4: Aplicación de un seguro
Se reporta un accidente con uno de nuestros camiones de reparto, el seguro nos rembolso $50,000.00 del vehículo accidentado, cuyo costo de adquisición fue de $250,000.00 contando con una depreciación acumulada de $180,000.00 en el momento del accidente.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| BANCOS | $ 50,000.00 | ||
| DEPRECIACION ACUMULADA DE EQUIPO DE REPARTO | $ 180,000.00 | ||
| OTROS GASTOS | $ 20,000.00 | ||
| EQUIPO DE REPARTO | $ 250,000.00 | ||
| TOTAL | $ 250,000.00 | $ 250,000.00 | |
| REGISTRO DE BAJA DEL EQUIPO DE REPARTO ASEGURADO | |||
En esta ocasión al ser un activo asegurado se recupero una parte del costo del vehículo cuyo monto se va directo a la cuenta de bancos.
Caso 5: Venta de activos
Saldos en ceros
Se vende maquinaria y equipo de producción por un total de $150,000.00, el costo de adquisición de este activo haciende a $600,000.00, contando con una depreciación acumulada de $450,000.00.
| OPERACIÓN ARITMÉTICA | CONCEPTO | MONTO |
| = | COSTO DE ADQUISICIÓN | $ 600,000.00 |
| – | DEPRECIACION ACUMULADA | $ 450,000.00 |
| = | VALOR EN LIBROS | $ 150,000.00 |
| PRECIO DE VENTA | $ 150,000.00 | |
| – | VALOR EN LIBROS | $ 150,000.00 |
| = | TOTAL | $ – |
En este caso se hace una tabla como la anterior poniendo las cantidades descritas en el párrafo. El concepto de total representa la utilidad o perdida del valor del activo vendido, en este caso se vendió a valor que representaba en libros, por lo tanto, no hubo utilidad.
En todos los casos en que se vende un bien de la empresa , se pone el importe del IVA, afectando únicamente al monto de la venta, es decir, si la venta se pactó por $100,000.00, el IVA seria de $16,000.00.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| BANCOS | $ 174,000.00 | ||
| DEPRECIACION ACUMULADA DE MAQUINARIA Y EQUIPO | $ 450,000.00 | ||
| MAQUINARIA Y EQUIPO | $ 600,000.00 | ||
| IVA TRASLADADO | $ 24,000.00 | ||
| TOTAL | $ 624,000.00 | $ 624,000.00 | |
| REGISTRO DE LA VENTA DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO | |||
Con utilidad
| OPERACIÓN ARITMÉTICA | CONCEPTO | MONTO |
| = | COSTO DE ADQUISICIÓN | $ 600,000.00 |
| – | DEPRECIACION ACUMULADA | $ 450,000.00 |
| = | VALOR EN LIBROS | $ 150,000.00 |
| PRECIO DE VENTA | $ 300,000.00 | |
| – | VALOR EN LIBROS | $ 150,000.00 |
| = | TOTAL | $ 150,000.00 |
En este caso la utilidad fue favorable y por lo tanto la diferencia del valor de venta y el valor en libros de la maquinaria es favorable, se utiliza la cuenta de “otros ingresos”.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| BANCOS | $ 348,000.00 | ||
| DEPRECIACION ACUMULADA DE MAQUINARIA Y EQUIPO | $ 450,000.00 | ||
| MAQUINARIA Y EQUIPO | $ 600,000.00 | ||
| OTROS INGRESOS | $ 150,000.00 | ||
| IVA TRASLADADO | $ 48,000.00 | ||
| TOTAL | $ 798,000.00 | $ 798,000.00 | |
| REGIRTRO DE LA VANTA DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO | |||
Con perdidas
Se vende maquinaria y equipo de producción por un total de $50,000.00, el costo de adquisición de este activo haciende a $600,000.00, contando con una depreciación acumulada de $450,000.00.
| OPERACIÓN ARITMÉTICA | CONCEPTO | MONTO |
| = | COSTO DE ADQUISICIÓN | $ 600,000.00 |
| – | DEPRECIACION ACUMULADA | $ 450,000.00 |
| = | VALOR EN LIBROS | $ 150,000.00 |
| PRECIO DE VENTA | $ 50,000.00 | |
| – | VALOR EN LIBROS | $ 150,000.00 |
| = | TOTAL | -$ 100,000.00 |
En este caso el precio de venta esta por debajo del valor en libros por lo que representa una perdida para la entidad y como tal se registra en la cuenta de “otros gastos”.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| BANCOS | $ 58,000.00 | ||
| DEPRECIACION ACUMULADA DE MAQUINARIA Y EQUIPO | $ 450,000.00 | ||
| OTROS GASTOS | $ 100,000.00 | ||
| MAQUINARIA Y EQUIPO | $ 600,000.00 | ||
| IVA TRASLADADO | $ 8,000.00 | ||
| TOTAL | $ 608,000.00 | $ 608,000.00 | |
| REGISTRO DE LA VENTA DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO | |||