En las entidades económicas es muy común determinar una estimación de cuentas incobrables, ya que esto nos permite evaluar los riesgo que conlleva otorgar un crédito a los clientes.
Las cuentas incobrables surgen de la necesidad que tienen las empresas de registrar el monto cobrado y que no han devuelto los clientes. Esto representa un gasto para la empresa, ya que no se ha devuelto el efectivo a la entidad.
Para saber el monto o elaborar una estimación de cuentas dudosas hay 2 métodos que nos van a ayudar a hacer dicha estimación.
Método global.
Para este método es necesario 2 factores, primero que el flujo de clientes sea bastante alto y en segundo lugar tener unas estimaciones pasadas dentro de la entidad.
Para la elaboración de la estimación de cuentas incobrables se tiene que fijar un porcentaje, el cual se aplica a una base que pueden ser las siguientes:
- Ventas a crédito.
- Saldo a cargo de la cuenta de clientes.
- Ventas totales.
Dependiendo de las políticas contables de la empresa se pueden utilizar estas cuentas para determinar el monto de cobro dudoso, veamos un ejemplo:
se necesita saber el monto de las cuentas dudosas de pago para el año 2025 teniendo en consideración los siguientes datos…
Ventas totales a crédito $14,000,000.00.
Porcentaje promedio de los últimos 7 años de cuentas incobrables con relación a las ventas totales es del 8.3%.
| concepto | monto |
| Ventas totales | $14,000,000.00 |
| Porcentaje por aplicar | %8.3 |
| Monto total de cobro dudoso | $1,162,000.00 |
Método analítico
Para este método es aplicable cuando nuestra cartera de cliente no es muy extensa, ya que demora un poco más de tiempo, pero eso sí, es más preciso que el método global.
En este método se tiene que averiguar la antigüedad de cada uno de los pagos del cliente, por lo regular se estable un periodo de 180 días en los cuales el cliente no ha abonado y por lo tanto se estima como cobro dudoso.
Otras consideraciones que hay que tomar es la antigüedad de la cuenta del cliente, ya que es muy poco probable que este cliente termine de pagar su adeudo cuando ya tiene mucho tiempo.
Tendencia de la cuenta: es una característica por considerar ya que nos muestra si la deuda de nuestro cliente aumenta o disminuye, ya que en caso de que aumente la deuda se puede considerar como cobro dudoso.
Al final tendremos el grado de liquidez: esta característica la podemos observar cuando nuestro cliente a pesar de que se le da las facilidades para pagar, el cliente no lo hace, ya que puede que no tenga suficiente liquidez para pagar sus deudas.
Ya teniendo estos datos se calcula un porcentaje para el monto de cada cliente en base a resultados de años pasados.
Caso 1: Registro.
En diciembre del 2024 se estima un cobro dudoso para el año 2025 por la cantidad de $300,000.00 el cual representa el 3% del monto total de nuestra cuenta de clientes.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $300,000.00 | ||
| ESTIMACION DE CUENTAS DUDOSAS | $300,000.00 | ||
| ESTIMACION PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES | $300,000.00 | ||
| TOTAL | $300,000.00 | $300,000.00 | |
| REGISTRO DE ESTIMACION DE LAS CUENTAS DE COBRO DUDOSO | |||
Caso 2: Aumento.
Para enero del 2025 se obtiene nuevos elementos de juicio para aumentar el monto de los cobros dudosos a $400,000.00, por lo tanto, tendremos que aumentar dichos gastos.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $100,000.00 | ||
| ESTIMACION DE CUENTAS DUDOSAS | $100,000.00 | ||
| ESTIMACION PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES | $100,000.00 | ||
| TOTAL | $100,000.00 | $100,000.00 | |
| AUMENTO DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES | |||
Caso 3: Reducción.
Para el mes de febrero del 2025 se requiere disminuir la estimación de cuentas dudosas a la cantidad de $280,000.00
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| ESTIMACION PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES | $120,000.00 | ||
| GASTOS DE VENTAS | $120,000.00 | ||
| ESTIMACION DE CUENTAS DUDOSAS | $120,000.00 | ||
| TOTAL | $120,000.00 | $120,000.00 | |
| SE REDUSE LA ESTIMACION CUENTAS DE COBRO DUDOSO | |||
Caso 4: Cancelación.
En marzo se determinó que la cuenta del cliente Alfredo Domínguez es incobrable, el monto de la deuda haciende a $80,000.00
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| ESTIMACIÓN PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES | $80,000.00 | ||
| CLIENTES | $80,000.00 | ||
| ALFREDO DOMÍNGUEZ | $80,000.00 | ||
| TOTAL | $80,000.00 | $80,000.00 | |
| SE CANCELA LA CUENTA DE UN CLIENTE | |||
Caso 5: Recuperación de cuenta mala.
En abril del 2025 nuestra cliente María nos paga el total de su adeudo por el monto de $34,000.00, cabe resaltar que su adeudo está dentro de las cuentas de cobro dudoso.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| CLIENTES | $34,000.00 | ||
| MARÍA | $34,000.00 | ||
| ESTIMACION PARA CUENTAS DE COBRO DUDOSO DE CLIENTES | $34,000.00 | ||
| TOTAL | $34,000.00 | $34,000.00 | |
| SE REGISTRA LA RECUPERACION DE CUENTA MALA | |||
Para este caso se tiene que hacer 2 asientos contables, 1 para registrar la recuperación de la cuenta y otro en donde se hace el pago.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| BANCOS | $34,000.00 | ||
| CLIENTES | $34,000.00 | ||
| MARÍA | $34,000.00 | ||
| TOTAL | $34,000.00 | $34,000.00 | |
| SE REGISTRA EL PAGO DE NUESTRO CLIENTE | |||
Caso 6: Método de cancelación directa.
En el mes de mayo del 2025 la cuenta de nuestro cliente Fabián que haciende a $50,000.00 se considera incobrable por lo que se realiza el registro contable correspondiente.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $50,000.00 | ||
| CUENTAS INCOBRABLES | $50,000.00 | ||
| CLIENTES | $50,000.00 | ||
| FABIAN | $50,000.00 | ||
| TOTAL | $50,000.00 | $50,000.00 | |
| SE REGISTRA LA CANCELACION DE UNA CUENTA | |||