El arqueo de caja surge de la necesidad de corroborar el efectivo, transacciones con tarjetas, vales y o cheques que hay en caja y de esta manera verificar las operaciones registradas por el sistema, por lo tanto, es de suma importancia aplicar las medidas necesarias para evitar errores a la hora de contar y registrar el efectivo de la caja.
El objetivo es proteger a la empresa de robos o inconsistencias relacionadas a errores humanos. Así de esta manera la empresa asegura sus vienes.
En el siguiente ejemplo podemos ver un formato de arqueo de caja
| NOMBRE DE LA EMPRESA | ||||
| ARQUEO DE CAJA GENERAL | ||||
| FECHA | ||||
| HORA DE INICIO | HORA DE FINALIZACION | |||
| VENTAS DEL DIA | $ 7,820.00 | |||
| FACTURAS PAGADAS AL CONTADO | ||||
| DETALLES DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES | ||||
| BILLETES | ||||
| DENOMINACION | CANTIDAD | TOTAL | ||
| $ 1,000.00 | $ 3.00 | $ 3,000.00 | ||
| $ 500.00 | $ 5.00 | $ 2,500.00 | ||
| $ 200.00 | $ 4.00 | $ 800.00 | ||
| $ 100.00 | $ 2.00 | $ 200.00 | ||
| $ 50.00 | $ 9.00 | $ 450.00 | ||
| $ 20.00 | $ 15.00 | $ 300.00 | ||
| $ 7,250.00 | ||||
| MONEDAS | ||||
| DENOMINACION | CANTIDAD | TOTAL | ||
| $ 20.00 | $ 15.00 | $ 300.00 | ||
| $ 10.00 | $ 10.00 | $ 100.00 | ||
| $ 5.00 | $ 13.00 | $ 65.00 | ||
| $ 2.00 | $ 40.00 | $ 80.00 | ||
| $ 1.00 | $ 20.00 | $ 20.00 | ||
| $ 0.50 | $ 10.00 | $ 5.00 | ||
| $ 570.00 | ||||
| TOTAL DE BILLETES Y MONEDAS | $ 7,820.00 | |||
| FONDO DE CAJA SEGÚN BALANCE | $ 500.00 | |||
| VENTAS DEL DIA | $ 7,820.00 | |||
| TOTAL, TEORICO | $ 8,320.00 | |||
| OBSERVACIONES | ||||
En primer lugar, se tiene que poner algunos datos como el nombre de la empresa, nombre del documento, fecha y hora en que se realizó el conteo del efectivo. Después se procede a contabilizar los billetes y monedas que hay en la caja para posteriormente registrarlo en el formato
Para fines prácticos en este ejemplo solo hicimos el conteo del efectivo, pero también se pueden contabilizar cheque, depósitos bancarios y facturas a crédito para un correcto coteo del equivalente de efectivo.
En el fondo de caja según balance se pone el importe del efectivo con que inicio operaciones el cajero.
En el concepto de ventas del día se pone el importe total de ventas registradas en la caja.
En total teórico se pone el importe total de efectivo que hay en caja y este importe debe ser igual a la cuenta de caja para que sea correcto. En caso de que no, se determina un ajuste en el libro diario.
Ajustes contables
Después de haber hecho el debido conteo de efectivo, se requiere hacer una comparación de montos para determinar que en efecto no haya algún error dentro de la información financiera realizada.
Dentro del arqueo de caja hay 2 resultado a los cuales se pueden llegar los cuales son
Que el importe del arqueo sea igual que el importe según libros contables. En este caso no se hace ningún ajuste
El importe del arqueo de caja no coincida con el saldo registrado en libros contables. En estos casos ya sea que sobre o falte en la caja, se tiene que hacer los ajustes correspondientes que a continuación son los posibles casos
Caso 1: Omisión de cobro de cliente
El cajero no registro un pago que hizo al cliente.
| Saldo según arqueo de caja | $15,000.00 |
| Saldo según mayor | $13,500.00 |
| Faltante en libros | $ 1,500.00 |
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| CAJA | $1,500.00 | |
| CLIENTES | $1,500.00 | |
| TOTAL | $1,500.00 | $1,500.00 |
| REGISTRO DEL PAGO DE UN CLIENTE | ||
Caso 2: Registro de cobro extra mal ejecutado
En este caso se llegó a la conclusión de que el cliente pago de más una factura. Para el adecuado registro se debe de abonar a la cuenta de acreedores en vez de cliente dada la obligación de reintegrar el efectivo al cliente.
| Saldo según arqueo de caja | $13,000.00 |
| Saldo según mayor | $12,000.00 |
| Faltante en libro | $ 1,000.00 |
La subcuenta del acreedor va a ser el nombre del cliente.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| CAJA | $1,000.00 | |
| ACREEDORES | $1,000.00 | |
| TOTAL | $1,000.00 | $1,000.00 |
| CORRECCION DEL IMPORTE PAGADO DE MAS POR EL CLIENTE | ||
Caso 3: Faltante en caja.
Para el registro de un faltante de caja que no se puede identificar la procedencia, pero el importe faltante en el mayor es considerable se tiene que registrar de la siguiente forma.
| Saldo según arqueo de caja | $17,000.00 |
| Saldo según mayor | $13,000.00 |
| Faltante en libro | $ 4,000.00 |
En el caso de este registro, la subcuenta de acreedores va a ser “faltante en la caja”
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| CAJA | $4,000.00 | |
| ACREEDORES | $4,000.00 | |
| TOTAL | $4,000.00 | $4,000.00 |
| REGISTRO DEL MONTO FALTANTE EN EL MAYOR | ||
Caso 4: Redondeo de centavos.
Cuando el faltante en libro es de poca importancia relativa, es decir, los saldos no concuerdan por una cantidad insignificante, esto debido al redondeo de centavos que se realiza al momento del cobro de la mercancía.
| Saldo según arqueo de caja | $10,000.00 |
| Saldo según mayor | $ 9,980.00 |
| Faltante en libro | $ 20.00 |
En este caso la subcuenta de otros ingresos será “Faltante en la caja”
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| CAJA | $20.00 | |
| OTROS INGRESOS | $20.00 | |
| TOTAL | $20.00 | $20.00 |
| REGISTRO DEL MONTO FALTANTE EN EL MAYOR | ||
Caso 5: Movimientos de fácil identificación.
Cuando sea el caso en que el movimiento es fácil identificarlo, por ejemplo, un cobro no registrado por el cajero se procede a lo siguiente
| Saldo según arqueo de caja | $ 9,300.00 |
| Saldo según mayor | $11,000.00 |
| Sobrante en libro | $ 1700.00 |
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| PROVEEDORES | $1,700.00 | |
| CAJA | $1,700.00 | |
| TOTAL | $1,700.00 | $1,700.00 |
| MONTO NO REGISTRADO POR EL CAJERO | ||
Podemos observar que se utilizó la cuenta de “proveedores” como cargo, esto va a depender de la operación no registrada, porque puede ser un proveedor o un acreedor.
Caso 6: Responsabilidad del cajero.
En un supuesto el cajero se le descubrió que tenía una parte del dinero de la caja, por lo tanto, se le hace el cobro al colaborador.
| Saldo según arqueo de caja | $15,000.00 |
| Saldo según mayor | $12,000.00 |
| Sobrante en libro | $ 3,000.00 |
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| DEUDORES DIVERSOS | $3,000.00 | |
| CAJA | $3,000.00 | |
| TOTAL | $3,000.00 | $3,000.00 |
| MONTO SUSTRAIDO POR EL CAJERO | ||
Cuando se determine un faltante de efectivo en la caja que exceda los parámetros de la entidad, se considerara como responsable el cajero en turno.
| Saldo según arqueo de caja | $12,000.00 |
| Saldo según mayor | $10,000.00 |
| Sobrante en libro | $ 2,000.00 |
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| DEUDORES DIVERSOS | $2,000.00 | |
| CAJA | $2,000.00 | |
| TOTAL | $2,000.00 | $2,000.00 |
| REGISTRO DEL FALTANTE EN LA CAJA POR MOTIVOS INEXPLICABLES, POR EL CUAL SE HACE RESPONSABLE EL CAJERO | ||
Caso 7: Faltante de poca relevancia.
Cuando la cantidades no son tan elevadas y no se encuentra alguna explicación por el faltante en la caja, se determina como un gasto.
| Saldo según arqueo de caja | $13,000.00 |
| Saldo según mayor | $12,900.00 |
| Sobrante en libro | $ 100.00 |
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| OTROS GASTOS | $100.00 | |
| CAJA | $100.00 | |
| TOTAL | $100.00 | $100.00 |
| REGISTRO DEL FALTANTE EN LA CAJA POR MOTIVOS INEXPLICABLES | ||
Para terminar en este tipo de registros no se aplica el IVA, ya que solo son ajustes en la cuenta de caja, por lo cual no afecta a ninguna de las cuentas de IVA.