El fondo de caja chica es una cuenta que se emplea en algunas organizaciones y su función es hacer pagos menores de algún servicio o bien comprar herramientas necesarias para la realización de las actividades.
El fondo de caja se divide en 3 tipos dependiendo de las condiciones o necesidades de la organización los cuales pueden ser fondo fijo de caja chica, fondo variable de caja chica o fondo de oportunidad los cuales explicaremos a continuación
Fondo fijo de caja chica
El fondo fijo de caja chica se utiliza para la adquisición de productos o servicios por lo regular de un valor no tan elevado como, por ejemplo, papelería pago de servicio de agua o electricidad, etc. Y su principal característica es que se determina un monto fijo, el cual en muy rara ocasión puede aumentar o disminuir dependiendo de las necesidades del departamento.
La cuenta de fondo fijo de caja chica se encuentra en el rubro de activo circulante disponible, por lo tanto, es de origen deudor, es decir, aumenta con los cargos y disminuye con los abonos
Registro contable de fondo fijo de caja chica
A continuación, se presentan algunos ejemplos de cómo realizar algunos asientos contables con esta cuenta.
- Se crea fondo fijo de caja para el área de administración por la cantidad de $10,000,00.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| FONDO FIJO DE CAJA CHICA | $10,000.00 | ||
| BANCOS | $10,000.00 | ||
| TOTAL | $10,000.00 | $10,000.00 | |
| SE CREA FONDO FIJO DE CAJA CHICA PARA EL AREA ADMINISTRATIVA | |||
- Se compra papelería para el departamento de administración por la cantidad de $2,500.00 más IVA.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE ADMINISTRACION | $2,500.00 | ||
| PAPELERIA Y UTILES | $2,500.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $400.00 | ||
| FONDO FIJO DE CAJA CHICA | $2,900.00 | ||
| TOTAL | $2,900.00 | $2,900.00 | |
| SE REGISTRA LA COMPRA DE PAPELERIA DEL AREA ADMINISTRATIVA | |||
- Se paga recibo de luz por la cantidad de $1,000.00 más IVA.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE ADMINISTRACION | $1,000.00 | ||
| LUZ | $1,000.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $160.00 | ||
| FONDO FIJO DE CAJA CHICA | $1,160.00 | ||
| TOTAL | $1,160.00 | $1,160.00 | |
| PAGO DL RESIVO DE LUZ DEL AREA ADMINISTRATIVA | |||
- Se repone el dinero del fondo fijo de caja chica.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| FONDO FIJO DE CAJA CHICA | $4,060.00 | ||
| BANCOS | $4,060.00 | ||
| TOTAL | $4,060.00 | $4,060.00 | |
| SE REPONE EL EFECTIVO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA | |||
Fondo variable de caja chica
A diferencia del fondo fijo de caja chica, este va cambiando cada periodo dependiendo de las necesidades de la entidad, ejemplo: en el mes de enero se estableció un fondo de caja chica por la cantidad de $10,000.00, al finalizar el mes se decide aumentar este fondo a $15,000.00 para el mes de febrero y para marzo desciende a $12,000.00, etc.
Como podemos observar el fondo variable de caja chica se determina una cantidad que varia dependiendo del mes y puede ser distinto el monto determinado para cada uno de los meses del año.
Esta cuenta es de origen deudor, por lo tanto, aumenta con los cargos y disminuye con los abonos, teniendo saldo deudor.
Registros contables de fondo variable de caja chica
A continuación, daremos algunos ejemplos de registros contables con esta cuenta .
- Para inicio del mes de enero se establece un fondo de caja para el departamento de ventas por $15,000.00 , el cual va a ir cambiando cada mes
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| FONDO VARIABLE DE CAJA | $15,000.00 | ||
| BANCOS | $15,000.00 | ||
| TOTAL | $15,000.00 | $15,000.00 | |
| SE GENERA UN FONDO DE CAJA PARA EL AREA DE VENTAS | |||
- Se compran insumos de limpieza por la cantidad de $6,000.00 más IVA .
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $6,000.00 | ||
| INSUMOS DE LIMPIEZA | $6,000.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $960.00 | ||
| FONDO VARIABLE DE CAJA CHICA | $6,960.00 | ||
| TOTAL | $6,960.00 | $6,960.00 | |
| COMPRA DE INSUMOS PARA LA LIMPIEZA DEL AREA DE VENTAS | |||
- Pagamos la electricidad utilizada por el área, el cual asciende a $2,500.00 más IVA.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $2,500.00 | ||
| LUZ | $2,500.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $400.00 | ||
| FONDO VARIABLE DE CAJA CHICA | $2,900.00 | ||
| TOTAL | $2,900.00 | $2,900.00 | |
- Para el mes de febrero se determina que el fondo de caja va a disminuir $3,500.00 con respecto al mes de enero.
Para calcular el monto que se tiene que reponer para el mes de febrero se suman todos los gastos efectuados en el mes, “ los $6,960.00 de los insumos de limpieza y los $2,900.00 de la luz” lo cual nos da $9,860.00, a esta cantidad se le resta los $3,500.00 que se van a restar para el mes de febrero, quedando como resultado la cantidad de $6,360.00.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| FONDO VARIABLE DE CAJA CHICA | $6,360.00. | ||
| BANCOS | $6,360.00. | ||
| TOTAL | $6,360.00. | $6,360.00. | |
| SE REPONE EL EFECTIVO DEL FONDO DE CAJA QUE SE ESTABLECIO PARA EL MES DE FEBRERO | |||
Fondo de oportunidad
El fondo de oportunidad es una alternativa que tienen algunas entidades para la adquisición de algunos bienes en oferta, es decir, cuando se presenta alguna oportunidad de adquirir mobiliario, equipos de cómputo, carros, terrenos, etc., a precio de remate, se utiliza este fondo.
Por lo regular el dinero que entra al fondo de oportunidad se pone en alguna cuenta de inversión a corto plazo y de fácil liquidez. Esto con el fin de evitar que el dinero depositado en este fondo pierda su valor a causa de la inflación.
Registros contables del fondo de oportunidad
A continuación, veremos algunos registros que podemos utilizar para esta cuenta.
- Se crea fondo de oportunidad el día 1 de marzo por la cantidad de $1,000,000.00 el cual se envía a una cuenta de inversión que genera un 10% de rendimientos.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| FONDO DE OPORTUNIDAD | $1,000,000.00 | ||
| BANCOS | $1,000,000.00 | ||
| TOTAL | $1,000,000.00 | $1,000,000.00 | |
| SE CREA UN FON DE OPORTUNIDAD | |||
- El día 1 de julio se compra 20 equipos de cómputo a un precio de $5,000.00 cada una más IVA con el fondo de oportunidad
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| EQUIPO DE COMPUTO | $100,000.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $16,000.00 | ||
| FONDO DE OPORTUNIDAD | $116,000.00 | ||
| TOTAL | $116,000.00 | $116,000.00 | |
| SE COMPRAN EQUIPOS DE COMPUTO CON EL FONDO DE OPORTUNIDAD | |||
- El día 1 de julio determinar el rendimiento total del fondo de oportunidad.
Para determinar el monto de los intereses se utiliza la siguiente formula:
Datos
I=Intereses
C=Capital
T=Tasa
T=Tiempo en días
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| FONDO DE OPORTUNIDAD | $33,333.33 | ||
| INTERESES A FAVOR | $33,333.33 | ||
| TOTAL | $33,333.33 | $33,333.33 | |
| SE REGISTRA LOS INTERESES GENERADOS POR EL FONDO DE OPORTUNIDAD | |||