Para el control de los gastos ocasionados por la compra de mercancía utilizaremos la cuenta de proveedores ubicada dentro del rubro de los pasivos a corto plazo. En ella vamos a registrar todas las compras de mercancías, rebajas, devoluciones y pago de las deudas derivadas de la adquisición de mercancías.
Para los registros contables se utiliza esta cuenta cuando se compra mercancía solamente, ya que para cuestiones de crédito distinto a la adquisición de mercancía se utiliza la cuenta de acreedores, esto con el fin de diferenciar los conceptos y montos de crédito de una empresa, dando así información precisa para su toma de decisiones.
Cabe señalar que es una cuenta de pasivo y por lo tanto siempre va a aumentar por concepto de sus abonos y disminuye por los cargos hechos a la cuenta y su saldo siempre va a ser acreedor.
Caso 1 Compra de mercancía
Se adquiere mercancía por $300,000.00 más IVA
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| ALMACEN | $ 300,000.00 | ||
| IVA POR ACREDITAR | $ 48,000.00 | ||
| PROVEEDORES | $ 348,000.00 | ||
| TOTAL | $ 348,000.00 | $ 348,000.00 | |
| COMPRA DE MERCANCIA SEGÚN FACTURA 1 A CREDITO | |||
Nota: El monto de proveedores siempre va a llevar el IVA incluido, es decir, le tendremos que agregar el impuesto a la cantidad de mercancías comprados.
Caso 2 Devolución de mercancía
Se devuelve mercancía defectuosa por $25,000.00 más IVA
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| PROVEEDORES | $ 29,000.00 | ||
| ALMACEN | $ 25,000.00 | ||
| IVA POR ACREDITAR | $ 4,000.00 | ||
| TOTAL | $ 29,000.00 | $ 29,000.00 | |
| SE DEVUELVE MERCANCIA DEFECTUOSA DE LA FACTURA 1 AL PROVEEDOR | |||
Nota: Cuando se devuelve mercancía se utiliza la cuenta de almacén, ya que se disminuye la cantidad de producto que tenemos en nuestras manos.
Caso 3 Rebajas
Nuestro proveedor nos concede una rebaja de $30,000.00
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| PROVEEDORES | $ 34,800.00 | ||
| REVAJAS SOBRE COMPRAS | $ 30,000.00 | ||
| IVA POR ACREDITAR | $ 4,800.00 | ||
| TOTAL | $ 34,800.00 | $ 34,800.00 | |
| NUESTRO PROVEEDOR NOS CONCEDE UNA REVAJA PARA LA FACTURA 1 | |||
Nota: En el caso de las rebajas se tendrá que utilizar la cuenta de “rebajas sobre compra”, ya que por este concepto se disminuye el adeudo que tenemos con el proveedor, y cancelando el IVA por acreditar correspondiente al descuento
Caso 4 Pago
Se efectúa el pago del adeudo
Para calcular el monto del adeudo de la factura tendremos que disminuir todas las rebajas y devoluciones hechas por concepto de esta factura como se muestra en la siguiente tabla…
| MOVIMIENTOS DE LA FACTURA 1 | |||
| CONCEPTO | MONTO | IVA | TOTAL |
| COMPRA | $ 300,000.00 | $ 48,000.00 | $ 348,000.00 |
| DEVOLUCION | $ 25,000.00 | $ 4,000.00 | $ 29,000.00 |
| REBAJAS | $ 30,000.00 | $ 4,800.00 | $ 34,800.00 |
| PAGO | $ 245,000.00 | $ 39,200.00 | $ 284,200.00 |
Ya teniendo los montos procederemos a registrar nuestro asiento contable utilizando solamente los datos de pago.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| PROVEEDORES | $ 284,200.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $ 39,200.00 | ||
| BANCOS | $ 284,200.00 | ||
| IVA POR ACREDITAR | $ 39,200.00 | ||
| TOTAL | $ 323,400.00 | $ 323,400.00 | |
| SE REGISTRA EL PAGO DE LA FACTURA 1 | |||
Nota: es importante registrar la cancelación del IVA por acreditar y convertirlo a IVA acreditable, ya que esto afectará al cálculo para determinar el impuesto que se tendrá que entregar a las autoridades fiscales.