Para las empresas es necesario registrar correctamente las actividades financieras, en este caso no es la excepción, ya que un inadecuado tratamiento a este tipo de cuentas puede llevar a un error de valuación de los activos a largo plazo creando confusión entre los directivos de la organización y por ende los llevan a tomar decisiones financieras erróneas.
Los pagos anticipados suelen utilizarse ya esa cuando se contrata un seguro, o bien en la renta de un local comercial u oficinas, pagos anticipados, etc. En la contabilidad estos movimientos se deben de registrar tanto su pago como el momento en que fue efectuado su uso, veamos algunos ejemplos.
Registros contables.
Caso 1: Arrendamiento
Se paga la renta de manera anticipada de un local comercial por 48 meses, la mensualidad es de $5,000.00 más IVA.
Para este caso la renta pagada por anticipado las dividiremos en 2, las cuales son a corto plazo y largo plazo.
En las rentas a corto plazo multiplicaremos los $5,000.00 *12, el cual nos da $60,000.00 y en las rentas a largo plazo multiplicaremos los $5,000.00 * 36, el resultado es de $180,000.00.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO | $60,000.00 | ||
| RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO A LARGO PLAZO | $180,000.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $38,400.00 | ||
| BANCOS | $278,400.00 | ||
| TOTAL | $278,400.00 | $278,400.00 | |
| REGISTRO DEL PAGO DE LA RENTA DE MANERA ANTICIPADA POR 48 MESES A $5,000.00 AL MES | |||
Pasando el primer mes se tiene que registrar la renta ya efectuada en el periodo
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTA | $5,000.00 | ||
| RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO | $5,000.00 | ||
| TOTAL | $5,000.00 | $5,000.00 | |
| SE REGISTRA LA DEVENGACION DE LA RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO | |||
En este caso se trata de una renta de un local comercial, por ende, se registra en la cuenta de gastos de venta. En el caso que fuera la renta de una oficina, la llevaríamos a gastos de administración.
Cuando es cierre contable los gastos que van a afectar en el año siguiente se reclasifican a cuentas de corto plazo.
Al cierre del 2024 se reclasifican las rentas pagadas por anticipado, lo cual equivale a 12 meses de renta.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO | $60,000.00 | ||
| RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO A LARGO PLAZO | $60,000.00 | ||
| TOTAL | $60,000.00 | $60,000.00 | |
| RECLASIFICACION DE LOS PAGOS ANTICIPADOS | |||
Caso 2: Primas de seguros
Se paga un seguro que protege a los 20 vehículos que se utilizan para el reparto de la mercancía por una cantidad de $500,000.00 más IVA, el seguro cubre 5 años.
En este caso el monto del seguro se divide en 2 partes, la primera que corresponde al seguro del año en curso, el cual haciende a $100,000.00 y la segunda que corresponde al monto del seguro a largo plazo, el cual es de $400,000.00.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| SEGUROS Y FIANZAS PAGADAS POR ANTICIPADO | $100,000.00 | ||
| SEGUROS Y FIANZAS PAGADAS POR ANTICIPADO A LARGO PLAZO | $400,000.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $80,000.00 | ||
| BANCOS | $580,000.00 | ||
| TOTAL | $580,000.00 | $580,000.00 | |
| SE PAGA PRIMA DE SEGUROS PARA LOS VEHÍCULOS DE REPARTO | |||
Pasando el primer mes se tiene que registrar el monto del seguro ya devengado.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $8,333.33 | ||
| SEGUROS Y FIANZAS PAGADOS POR ANTICIPADO | $8,333.33 | ||
| TOTAL | $8,333.33 | $8,333.33 | |
| SE REGISTRA LA DEVENGACION DE LA PRIMA DE SEGURO DE LAS CAMIONETAS UTILIZADAS PARA EL REPARTO DE MERCANCÍA | |||
Al igual que en el caso de las rentas, este gasto se tiene que registrar, ya que una su vigencia se reduce y por ende el seguro va disminuyendo su monto.
De igual manera que en el ejemplo del arrendamiento, el monto del seguro a largo plazo se tiene que reclasificar a corto plazo
Al cierre del año 2024 se reclasifica la prima de seguros a largo plazo.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| SEGUROS Y FIANZAS PAGADOS POR ANTICIPADO | $100,000.00 | ||
| SEGUROS Y FIANZAS PAGADAS POR ANTICIPADO A LARGO PLAZO | $100,000.00 | ||
| TTOTAL | $100,000.00 | $100,000.00 | |
| SE RECLASIFICA EL MONTO DEL SEGURO A LARGO PLAZO | |||
Caso 3: papelería y útiles.
En el caso de la papelería y útiles es se registra de la siguiente formar
Se compra diversos artículos de oficina por $140,000.00 más IVA
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| PAPELERIA Y UTILES | $140,000.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $22,400.00 | ||
| BANCOS | $162,400.00 | ||
| TOTAL | $162,400.00 | $162,400.00 | |
| COMPRA DE ARTICULOS DE OFICINA | |||
Al igual que en los casos anteriores se tiene que registrar todos los artículos de oficina que se hayan utilizado durante el periodo.
Durante el mes de diciembre se utilizó un total de $22,465.00 de papelería en el área de administración, mientras que en el área de ventas se requirieron $15,230.00 durante el mes, elaborar el registro correspondiente.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $15,230.00 | ||
| GASTOS DE ADMINISTRACION | $22,465.00 | ||
| PAPELERIA Y UTILES | $37,695.00 | ||
| TOTAL | $37,695.00 | $37,695.00 | |
| SE REGISTRA LOS INSUMOS DE OFICINA UTILIZADOS EN EL MES | |||
Caso 4: Propaganda y publicidad
En el caso del pago de publicidad de productos nuevos que no han salido al mercado, se utilizará la cuenta de” propaganda y publicidad” ya que en estos casos el producto no genera ingresos y por lo tanto no se puede enviar a gastos de ventas.
Se contrata una empresa de publicidad para un nuevo producto que saldrá al mercado en diciembre del 2024, el comercial nos costó la suma de $580,000.00 más IVA.
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| PROPAGANDA Y PUBLISIDAD | $580,000.00 | ||
| IVA ACREDITABLE | $92,800.00 | ||
| BANCOS | $672,800.00 | ||
| TOTAL | $672,800.00 | $672,800.00 | |
| CONTRATACION DE SERVICIOS DE PUBLISIDAD | |||
Cuando llega la fecha de lanzamiento del producto, se hace el registro de devengacion de dichos servicios publicitarios, ya que el producto está en el mercado y genera ingresos, se empieza a contabilizar todas las erogaciones de dicho producto
En diciembre sale el producto al mercado, registra la devengacion de los servicios publicitarios
| CONCEPTO | PARCIAL | DEBE | HABER |
| GASTOS DE VENTAS | $580,000.00 | ||
| PROPAGANDA Y PUBLISIDAD | $580,000.00 | ||
| TOTAL | $580,000.00 | $580,000.00 | |
| SE DEVENGA LOS SERVICIOS DE PUBLICIDAD | |||