La conciliación bancaria es una técnica que se encarga de revisar y corregir algunas de las operaciones financieras que tenemos en la cuenta de bancos. Para ello se revisa el auxiliar de la cuenta de bancos y el estado de cuenta bancario, ya que por lo regular sus saldos no coinciden ya sea por error de nosotros al momento de registrar los asientos contables, o bien, errores cometidos por el banco.
Para la verificación de los movimientos bancarios, es necesario contar con el auxiliar de caja y con el estado de cuenta bancario. Una vez teniendo ambos documentos se procede a la revisión.
Para verificar que un movimiento es correcto hay que tener en cuenta lo siguiente. En el auxiliar de bancos un registro que se esta cargando, para el banco tiene que ser un abono y viceversa.
Ejemplo
Nos depositan un adeudo por $10,000.00
| Mayor auxiliar de bancos | |
| $10,000.00 | |
| Estado de cuenta bancario | |
| $10,000.00 | |
Se expide cheque número ### por $20,000.00
| Mayor auxiliar de bancos | |
| $10,000.00 (1 | |
| Estado de cuenta bancario | |
| $10,000.00 | |
Como podemos apreciar las operaciones son correctas ya que un cargo en nuestro mayor es igual a un abono para el banco y un abono en nuestro mayor es igual a un cargo para el banco.
Posibles errores
Cuando en los saldos de los libros tengan algunas discrepancias en cuanto al saldo o movimientos, se puede deber a algunos errores que a continuación se muestran:
- Depósitos efectuados demasiado tarde, estos movimientos los podemos ver reflejado en estado de cuenta bancario del siguiente mes, y no se ve reflejado en el mes en que estamos trabajando; por ejemplo, cuando estamos realizando la conciliación bancaria del mes de abril, el movimiento lo registra el banco llegando en el estado de cuenta de mayo.
- Cheques que ha entregado la empresa a sus beneficiarios y estos no lo han cobrado en el banco, a esto se le llama cheque en tránsito.
- Errores al registrar una operación, en este caso, la diferencia de los montos se tiene que corregir con un asiento contable.
- Cargos por servicios bancarios
- Pago y cobro de documentos por pagar y cobrar, por lo regular, las empresas aprovechan los servicios bancarios para hacer el cobro y pago de sus documentos.
- Errores cometidos por el banco
Elaboración de la conciliación bancaria
En primer lugar, tendremos que revisar los movimientos del estado de cuenta bancario y del mayor auxiliar de bancos; verificando las partidas que no coincidan como lo vemos en las siguientes tablas
| mayor auxiliar de bancos | |||||
| Fecha | Concepto | Referencia | Cargos | Abonos | Saldos |
| 01/02/2012 | Depósito | $ 20,000.00 | $ 20,000.00 | ||
| 02/02/2012 | Depósito | $ 70,000.00 | $ 90,000.00 | ||
| 04/02/2012 | Cheque | 101 | $ 15,000.00 | $ 75,000.00 | |
| 06/02/2012 | Cheque | 102 | $ 35,000.00 | $ 40,000.00 | |
| 07/02/2012 | Depósito | $ 500,000.00 | $ 540,000.00 | ||
| 07/02/2012 | Cheque | 103 | $ 80,000.00 | $ 460,000.00 | |
| 10/02/2012 | Cheque | 104 | $ 9,000.00 | $ 451,000.00 | |
| 14/02/2012 | Cheque | 105 | $ 95,000.00 | $ 356,000.00 | |
| 15/02/2012 | Depósito | $ 50,000.00 | $ 406,000.00 | ||
| 16/02/2012 | Depósito | $ 100,000.00 | $ 506,000.00 | ||
| 18/02/2012 | Cheque | 106 | $ 50,000.00 | $ 456,000.00 | |
| 21/02/2012 | Dep. ch. | 450 | $ 130,000.00 | $ 586,000.00 | |
| 24/02/2012 | Cheque | 107 | $ 50,000.00 | $ 536,000.00 | |
| 28/02/2012 | Depósito | $ 200,000.00 | $ 736,000.00 | ||
| Estado de cuenta bancario | |||||
| Fecha | Concepto | Referencia | Cargos | Abonos | Saldo |
| 01/02/2012 | Saldo | ||||
| 01/02/2012 | Depósito | $ 20,000.00 | $ 20,000.00 | ||
| 02/02/2012 | Depósito | $ 70,000.00 | $ 90,000.00 | ||
| 06/02/2012 | Cheque | 102 | $ 35,000.00 | $ 55,000.00 | |
| 06/02/2012 | Cheque | 101 | $ 25,000.00 | $ 30,000.00 | |
| 07/02/2012 | Depósito | $ 400,000.00 | $ 430,000.00 | ||
| 12/02/2012 | Cheque | 104 | $ 9,000.00 | $ 421,000.00 | |
| 15/02/2012 | Cheque | 105 | $ 65,000.00 | $ 356,000.00 | |
| 15/02/2012 | Depósito | $ 5,000.00 | $ 361,000.00 | ||
| 16/02/2012 | Depósito | $ 100,000.00 | $ 461,000.00 | ||
| 17/02/2012 | Intereses | 87690457 | $ 10,000.00 | $ 471,000.00 | |
| 18/02/2012 | Pago doc. | 98708974 | $ 40,000.00 | $ 431,000.00 | |
| 19/02/2012 | Cobro doc. | 99876045 | $ 200,000.00 | $ 631,000.00 | |
| 20/02/2012 | Comisión | 99904561 | $ 15,000.00 | $ 616,000.00 | |
| 20/02/2012 | Dep. ch. | 450 | $ 130,000.00 | $ 746,000.00 | |
| 22/02/2012 | Cheque | 106 | $ 50,000.00 | $ 696,000.00 | |
| 24/02/2012 | Ch. S.F. | 450 | $ 100,000.00 | $ 596,000.00 | |
| 28/02/2012 | Totales | $ 339,000.00 | $ 935,000.00 | $ 678,000.00 | |
Como podremos apreciar, los montos que no coinciden en ambas tablas se les pone una marca para identificarlos, en este caso pondremos el monto de en negritas.
Análisis de movimientos
Después de ubicar las partidas que no coinciden procedemos a revisar los cargos de nuestro auxiliar de bancos y procederemos a analizar cada partida,
| cargos de nuestro auxiliar de bancos | |||
| 01/02/2012 | Depósito | $ 20,000.00 | |
| 02/02/2012 | Depósito | $ 70,000.00 | |
| 07/02/2012 | Depósito | $ 500,000.00 | |
| 15/02/2012 | Depósito | $ 50,000.00 | |
| 16/02/2012 | Depósito | $ 100,000.00 | |
| 21/02/2012 | Dep. ch. | 450 | $ 130,000.00 |
| 28/02/2012 | Depósito | $ 200,000.00 | |
En este caso hay 3 partidas que no coinciden y hay que anotar por inciso el motivo de la discrepancia de los movimientos.
- El día 07 de febrero cargamos $500,000.00 pero el banco cometió un error y abono mal la cuenta, la cantidad correcta es de $400,000.00.EL BANCO DEBE ABONAR $100,000.00 “+“
- El día 15 de febrero nos equivocamos al cargar un depósito por la cantidad de $50,000.00, la cantidad correcta está reflejada en el estado de cuenta y es de $5,000.00. ABONAR EN NUESTRO MAYOR LA CANTIDAD DE $45,000.00”-“
- El depósito del día 28 de febrero no aparece en el estado de cuenta, por lo cual puede estar en tránsito. EL BANCO DEBE REGISTRAR ESE MOVIMIENTO POR $200,000.00 “+”
| abonos del estado de cuenta bancario | ||||
| 01/02/2012 | Depósito | $ 20,000.00 | ||
| 02/02/2012 | Depósito | $ 70,000.00 | ||
| 07/02/2012 | Depósito | $ 400,000.00 | ||
| 15/02/2012 | Depósito | $ 5,000.00 | ||
| 16/02/2012 | Depósito | $ 100,000.00 | ||
| 17/02/2012 | Intereses | 87690457 | $ 10,000.00 | |
| 19/02/2012 | Cobro doc. | 99876045 | $ 200,000.00 | |
| 20/02/2012 | Dep. ch. | 450 | $ 130,000.00 | |
Después compararemos los abonos del estado de cuenta
- Intereses no registrados en el mayor auxiliar de bancos por la cantidad de $10,000.00. SE DEBE REGISTRAR ESTE MOVIMIENTO EN NUESTRO MAYOR. “+”
- Cobro de documentos no registrados por $200,000.00. SE DEBE REGISTRAR ESTE MOVIMIENTO EN EL MAYOR “+”
| abonos de nuestro auxiliar de bancos | ||||
| 04/02/2012 | Cheque | 101 | $ 15,000.00 | |
| 06/02/2012 | Cheque | 102 | $ 35,000.00 | |
| 07/02/2012 | Cheque | 103 | $ 80,000.00 | |
| 10/02/2012 | Cheque | 104 | $ 9,000.00 | |
| 14/02/2012 | Cheque | 105 | $ 95,000.00 | |
| 18/02/2012 | Cheque | 106 | $ 50,000.00 | |
| 24/02/2012 | Cheque | 107 | $ 50,000.00 | |
Seguimos analizando los abonos de nuestro auxiliar de bancos y los cargos registrados en el estado de cuenta bancario.
- En el día 4 de febrero el cheque # 101 fue abonado correctamente por nosotros, el error fue del banco. POR LO CUAL EL BANCO DEBE ABONAR $10,000.00 EN LA CUENTA.”+”
- El cheque #103 no fue presentado para su cobro, por lo cual es un cheque en tránsito. EL MOVIMIENTO LO DEBE CARGAR EL BANCO POR LA CANTIDAD DE $80,000.00. “-“
- El cheque del día 14 de febrero fue abonado mal por nosotros, la diferencia es de $30,000.00. POR LO CUAL DEVEMOS CARGARLO A NUESTRO MAYOR AUXILIAR. “+”
- El cheque del día 24 de febrero no fue presentado para su cobro, por lo tanto, se le denomina cheque en tránsito. ESTA OPERACION EL BANCO LA DEBE CARGAR POR LA CANTIDAD DE $50,000.00 “-“
- El día 18 de febrero se hizo un pago de documento que no lo registramos, por la cantidad de $40,000.00. DEBEMOS ABONAR EN EL AUXILIAR DE BANCOS “-“
- El día 20 de febrero no se registró la comisión del banco, por la cantidad de $15,000.00. DEBEMOS ABONAR EN EL AUXILIAR DE BANCOS. “-“
- El cheque #450 no tenia fondos, el banco nos cargo la cantidad de $100,000.00 DEBEMOS ABONAR A NUESTRO MAYOR AUXILIAR DE BANCOS. “-“
| cargos del estado de cuenta bancario | |||
| 06/02/2012 | Cheque | 102 | $ 35,000.00 |
| 06/02/2012 | Cheque | 101 | $ 25,000.00 |
| 12/02/2012 | Cheque | 104 | $ 9,000.00 |
| 15/02/2012 | Cheque | 105 | $ 65,000.00 |
| 18/02/2012 | Pago doc. | 98708974 | $ 40,000.00 |
| 20/02/2012 | Comisión | 99904561 | $ 15,000.00 |
| 40961 | Cheque | 106 | $ 50,000.00 |
| 40963 | Ch. S.F. | 450 | $ 100,000.00 |
Elaboración del documento “CONCILIACION BANCARIA”
Ya que tenemos analizadas todas las partidas que no coinciden ,procederemos a hacer un documento llamado conciliación bancaria
| CONCILIACION BANCARIA AL 28 DE FEBRERO | |||||
| MAYOR AUXILIAR DE BANCOS | ESTADO DE CUENTA BANCARIO | ||||
| SALDO SEGÚN MAYOR | $ 736,000.00 | SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA | $ 596,000.00 | ||
| MAS | MAS | ||||
| INTERESES | $ 10,000.00 | ERROR DE CHEQUE #101 | $ 10,000.00 | ||
| COBRO DE DOCUMENTOS | $ 200,000.00 | ERROR EN UN DEPOSITO | $ 100,000.00 | ||
| MAL ABONO DE UN CHEQUE | $ 30,000.00 | DEPOSITO EN TRANSITO | $ 200,000.00 | ||
| SUBTOTAL | $ 240,000.00 | $ 976,000.00 | SUBTOTAL | $ 310,000.00 | $ 906,000.00 |
| MENOS | MENOS | ||||
| ERROR EN UN DEPOSITO | $ 45,000.00 | CHEQUE EN TRANSITO | $ 80,000.00 | ||
| PAGO DE DOCUMENTOS | $ 40,000.00 | CHEQUE EN TRANSITO | $ 50,000.00 | ||
| PAGO DE COMICION | $ 15,000.00 | ||||
| CHEQUE SIN FONDOS | $ 100,000.00 | ||||
| TOTAL | $ 200,000.00 | $ 776,000.00 | TOTAL | $ 130,000.00 | $ 776,000.00 |
Del lado derecho del documento están los movimiento que se deben sumar o restar a nuestro mayor auxiliar de bancos y del lado izquierdo tendremos los movimientos que el banco debe aumentar o disminuir de cada partida. Es muy importante que cuando se extrae la información del análisis previo se pongan la diferencia de la cantidad a cambiar.
Ejemplo: en el error del depósito del día 15 de febrero nosotros cargamos la cantidad de $50,000.00, pero el análisis de esa operación arrojo que nosotros estábamos equivocados y la cantidad correcta es de $5,000.00. Por lo tanto, la cantidad que debemos poner en nuestra conciliación es la de $45,000.00 ya que es la diferencia del monto registrado.
Hay otros caso que se pone el monto completo, esto sucede cuando no hay algún registro contable o bien no se pudo hacer la transacción de manera correcta, tal es el caso del cheque #450 que no tenía fondos o bien de los intereses del día 17 de febrero que no se registraron, en esos casos si se pone el monto completo.
Asientos de ajuste
Ya teniendo la conciliación bancaria hecha se procederá a hacer las correcciones y nuevos registros contables necesarios en nuestros libros.
Es muy importante que solamente los registros del lado derecho de nuestra conciliación bancaria son los que vamos a corregir ya que los registros del lado izquierdo del documento el banco se encargará de hacer sus debidas correcciones.
Corrección del cheque del día 14 de febrero, el cual debemos cargar por la cantidad de $30,000.00.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| BANCOS | $30,000.00 | |
| IVA POR ACREDITAR | $4,137.93 | |
| PROVEEDORES | $30,000.00 | |
| IVA ACREDITABLE | $4,137.93 | |
| TOTAL | $34,137.93 | $34,137.93 |
| CORRECCION DEL CHEQUE EMITIDO EL DIA 14 DE FEBRERO | ||
Error de un depósito del día 15 de febrero, el cual debemos abonar por la cantidad de $45,000.00.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| CLIENTES | $45,000.00 | |
| IVA POR ACREDITAR | $6,206.89 | |
| BANCOS | $45,000.00 | |
| IVA ACREDITABLE | $6,206.89 | |
| TOTAL | $51,206.89 | $51,206.89 |
| CORRECCION DEL DEPOSITO EFECTUADO POR NUESTRO CLIENTE EL DIA 15 DE FEBRERO | ||
El día 17 de febrero hay un cargo por intereses de $10,000.00.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| BANCOS | $10,000.00 | |
| OTROS INGRESOS | $8,620.68 | |
| IVA TRASLADADO | $1,379.32 | |
| TOTAL | $10,000.00 | $10,000.00 |
| REGISTRO DE INTERESES GENERADOS EN EL BANCO DEL DIA 17 DE FEBRERO | ||
Pago de documento del día 18 de febrero, se registra abono por la cantidad de $40,000.00.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| DOCUMENTOS POR PAGAR | $40,000.00 | |
| IVA ACREDITABLE | $5,517.24 | |
| BANCOS | $40,000.00 | |
| IVA POR ACREDITAR | $5,517.24 | |
| TOTAL | $45,517.24 | $45,517.24 |
| REGISTRO DEL PAGO DE UN DOCUMENTO DEL DIA 18 DE FEBRERO | ||
El día 19 de febrero cobramos documentos por la cantidad de $200,000.00.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| BANCOS | $200,000.00 | |
| IVA POR TRASLADAR | $27,586.20 | |
| DOCUMENTOS POR COBRAR | $200,000.00 | |
| IVA TRASLADADO | $27,586.20 | |
| TOTAL | $227,586.20 | $227,586.20 |
| REGISTRO DEL DOCUMENTO COBRADO EL DIA 19 DE FEBRERO | ||
Registro de comisión bancaria de día 20 de febrero, el cual abonamos por la cantidad de $15,000.00.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| OTROS GASTOS | $12,931.03 | |
| IVA ACREDITABLE | $2,068.97 | |
| BANCOS | $15,000.00 | |
| TOTAL | $15,000.00 | $15,000.00 |
| REGISTRO DE LA COMISION BANCARIA APLICABLE EL DIA 20 DE FEBRERO | ||
Abono del cheque #450 que al parecer no tiene fondos, se abona por la cantidad de $100,000.00.
| CONCEPTO | DEBE | HABER |
| DEUDORES DIVERSOS | $100,000.00 | |
| IVA TRASLADADO | $13,793.10 | |
| BANCOS | $100,000.00 | |
| IVA POR TRASLADAR | $13,793.10 | |
| TOTAL | $113,793.10 | $113,793.10 |
| SE CANCELA EL ABONO DE NUESTRO DEUDOR POR NO TENER FONDOS EN SU CUENTA DE CHEQUES EL DIA 28 DE FEBRERO | ||